La dématérialisation : un levier incontournable pour la transformation numérique des collectivités
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La dématérialisation : un levier incontournable pour la transformation numérique des collectivités
Publié le 11 mars 2025
La dématérialisation va bien au-delà de la simple réduction du papier. Pour les collectivités, elle représente une révolution dans la gestion des services publics, un passage nécessaire vers un environnement plus efficace, accessible et sécurisé.
Mais alors, en quoi consiste réellement la dématérialisation et pourquoi est-elle essentielle aujourd’hui pour les collectivités ?
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation désigne le processus par lequel les documents et les processus généralement gérés sur papier sont convertis en format numérique. Pour les collectivités, cela concerne des documents administratifs, des échanges avec les citoyens et les services de l’état, des relations avec les fournisseurs, etc. Ce processus permet de faciliter la gestion, la transmission et l’archivage des informations, tout en améliorant la réactivité et l’efficacité des services publics.
En quoi elle est cruciale pour les collectivités ?
Aujourd’hui, la dématérialisation est devenue cruciale. Elle répond à un besoin demodernisation des services publics face à la transition numérique, à la réduction de la dépendance au papier, et à l’exigence de rendre les services plus accessibles et plus efficaces pour tous.
Ces bénéfices qu’on voit… et ceux qu’on oublie trop souvent !
Amélioration de l’accessibilité des services publics
La dématérialisation rend les services publics plus accessibles à tous, qu’il s’agisse des citoyens éloignés géographiquement ou de ceux en situation de handicap. Grâce à des interfaces en ligne accessibles, les démarches administratives peuvent être effectuées à tout moment et en tout lieu, sans avoir besoin de se déplacer. La numérisation des services doit se faire en prenant en compte la fracture numérique, et en veillant à offrir à tous les citoyens un accès égalitaire aux services publics.
Gain de temps pour les agents publics
La dématérialisation simplifie les processus en réduisant les tâches administratives répétitives. En automatisant certains flux de travail et en permettant une gestion numérique des documents, les agents peuvent consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela réduit la charge de travail et optimise la gestion des ressources humaines dans les collectivités.
Une gestion des données plus performante
Centraliser les données sous forme numérique permet une gestion plus structurée et plus sécurisée des informations. Les données peuvent être archivées électroniquement, permettant un accès rapide, une recherche efficace et un partage sécurisé entre les services. De plus, la centralisation des informations permet de mieux contrôler leur qualité, leur cohérence et leur mise à jour. L’archivage électronique rend les documents accessibles en permanence, tout en réduisant les risques liés à la perte de documents physiques, comme les incendies ou les inondations.
Réduction des risques liés aux documents physiques
La dématérialisation permet de supprimer les risques associés à la gestion des documents physiques. Un incendie, une inondation ou même une simple erreur humaine peuvent entraîner la perte irrémédiable de documents importants. Grâce à l’archivage électronique et aux sauvegardes dans le cloud, les documents sont protégés et sécurisés, assurant ainsi une continuité des services publics en toutes circonstances.
La dématérialisation au cœur de la transformation numérique (TNO)
La dématérialisation ne se limite pas à la numérisation des documents. Elle fait partie d’un processus global de transformation numérique des organisations publiques, qui touche tous les aspects du fonctionnement interne et des relations avec les citoyens. Dans ce contexte, la dématérialisation s’intègre dans des projets plus vastes de digitalisation des services, d’optimisation des processus et de collaboration interservices.
Et le SITIV alors ?
Le SITIV accompagne les collectivités dans cette transition numérique en facilitant la mise en place de solutions innovantes. Nous proposons une suite de services adaptés aux besoins des communes :
– des plateformes de téléservice et de gestion de la relation citoyen (GRC) – des outils numériques de démocratie participative – des portails enfance, associations, réservation de ressources – une suite collaborative territoriale sécurisée – une chaine complète de dématérialisation incluant tiers de télétransmission, parapheur électronique, archivage et coffre fort – des outils métiers (finance, RH, population, services techniques, etc.) interopérables – une gestion des délibérations et des actes administratifs
Projets en cours et défis à relever
Le SITIV déploie actuellement plusieurs projets visant à renforcer la dématérialisation et à simplifier la gestion quotidienne des collectivités. Parmi eux, ProConnect, une solution innovante qui permet de faciliter et de sécuriser l’accès aux plateformes numériques des services de l’état et outils numériques des hébergeurs partenaires des collectivités. (https://www.proconnect.gouv.fr/)
En 2025, le SITIV lance le projet Vaultwarden, une initiative visant à généraliser l’usage du coffre-fort pour les mots de passe. Ce projet ne se limite pas à la gestion des accès : il ambitionne d’étendre le coffre-fort en une véritable solution de stockage sécurisée pour les documents sensibles tels que les fiches de paie, les contrats de travail et autres documents confidentiels. Avec cette solution, les collectivités disposeront d’un espace numérique fiable et hautement protégé pour garantir la confidentialité et l’accessibilité des documents administratifs critiques.
Le futur de la dématérialisation : Intelligence Artificielle et automatisation
Si la dématérialisation offre déjà de nombreux avantages aujourd’hui, elle continue d’évoluer avec l’essor de nouvelles technologies. L’intelligence artificielle (IA) jouera un rôle clé dans la reconnaissance automatique des documents et l’automatisation des processus administratifs.
Le SITIV développe actuellement DélibIA, une intelligence artificielle spécifiquement conçue pour les besoins administratifs des collectivités. DélibIA est l’outil d’aide à la décision des agents et élus des collectivités territoriales qui leur permet de rechercher, analyser et rédiger plus efficacement grâce à une IA et un accès immédiat à près de 2 millions de décisions publiques de plus de 5500 collectivités. La solution garantit un haut niveau de sécurité et de souveraineté des données.
La dématérialisation est un moteur clé de la modernisation des collectivités, améliorant l’accessibilité, l’efficacité et la sécurité des services publics. Au SITIV, nous accompagnons cette transition pour simplifier les démarches et préparer l’avenir avec les nouvelles technologies.
